Privacyverklaring

1. Inleiding

Bij Solexe hechten wij veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens en de privacy van iedereen die onze website bezoekt, contact met ons opneemt of gebruikmaakt van onze diensten.

In deze privacyverklaring leggen wij op een duidelijke en transparante manier uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze verwerken, hoelang wij ze bewaren, met welke partijen wij ze eventueel delen en welke rechten je hebt.

Solexe verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR – Verordening EU 2016/679) en de toepasselijke Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming.

Deze privacyverklaring is van toepassing op onze website https://solexe.be, inclusief de openbare Solexe-voorbeeldwebsite, onze zakelijke communicatie en de verwerking van persoonsgegevens in het kader van onze eigen bedrijfsactiviteiten.

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die onder deze verklaring vallen, is:

Handelsnaam: Solexe
Juridische naam: MANTELS Nick
Ondernemingsnummer: 1044.512.331
Vestigingsadres: Nachtegaalstraat 87, 3540 Herk-de-Stad, België
E-mailadres: nick@solexe.be
Website: https://solexe.be

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen via nick@solexe.be.

Bij diensten waarbij Solexe persoonsgegevens uitsluitend namens en volgens de instructies van een zakelijke klant verwerkt, kan Solexe optreden als verwerker. In dat geval blijft de klant in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke en worden de onderlinge verplichtingen vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

3. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Afhankelijk van de manier waarop je met Solexe in contact komt, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken.

3.1. Contact- en identificatiegegevens

Wanneer je het contactformulier invult, ons een e-mail stuurt of telefonisch contact opneemt, kunnen wij de volgende gegevens verzamelen:

• Voor- en achternaam
• Zakelijk e-mailadres
• Telefoonnummer
• Bedrijfsnaam en functie
• Inhoud van berichten en aanvragen
• Overige informatie die je vrijwillig verstrekt

3.2. Zakelijke en contractuele gegevens

Wanneer je klant wordt of een offerte aanvraagt, kunnen wij bijkomende informatie verwerken, waaronder bedrijfsgegevens, facturatiegegevens, contractgegevens, projectinformatie, zakelijke correspondentie en gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze diensten.

3.3. Technische en websitegegevens

Bij het bezoeken van onze website kunnen, afhankelijk van de technische configuratie, bepaalde gegevens automatisch worden verwerkt, zoals:

• IP-adres
• Browsertype en apparaatkenmerken
• Besturingssysteem
• Datum en tijdstip van toegang
• Bezochte pagina's
• Technische loggegevens en foutmeldingen

Deze gegevens kunnen noodzakelijk zijn voor de correcte werking, beveiliging en het onderhoud van de website.

3.4. Gegevens van zakelijke contactpersonen

In het kader van zakelijke prospectie en relatiebeheer kunnen wij professionele contactgegevens verwerken die rechtstreeks worden verstrekt of afkomstig zijn uit rechtmatig toegankelijke zakelijke bronnen, zoals bedrijfswebsites, professionele netwerken en openbare ondernemingsregisters.

Wij beperken deze verwerking tot gegevens die relevant zijn voor onze zakelijke activiteiten.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Solexe verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

Wanneer wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, beoordelen wij of onze belangen opwegen tegen de rechten en vrijheden van betrokken personen.

Voor elektronische commerciële communicatie houden wij eveneens rekening met de toepasselijke specifieke marketingregels.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor doeleinden die onverenigbaar zijn met de oorspronkelijke verzameling, tenzij hiervoor een afzonderlijke rechtsgrond bestaat.

5. Contactformulieren en communicatie

Wanneer je via onze website contact opneemt, gebruiken wij de verstrekte gegevens om je aanvraag te behandelen, je vragen te beantwoorden en eventueel een offerte of samenwerking te bespreken.

De gegevens worden niet automatisch gebruikt om je in te schrijven op een commerciële nieuwsbrief.

Het verstrekken van contactgegevens is vrijwillig. Zonder bepaalde gegevens, zoals een bereikbaar e-mailadres, kunnen wij je aanvraag mogelijk niet behandelen.

Wij kunnen relevante zakelijke communicatie bewaren voor administratieve opvolging, relatiebeheer en het aantonen van gemaakte afspraken.

Voor het ontvangen en doorsturen van contactaanvragen gebruiken wij Formspree. De ingevulde naam, het e-mailadres, de eventuele bedrijfsnaam en de inhoud van het bericht worden via deze dienst verwerkt en naar onze mailbox doorgestuurd. Formspree kan aanvragen daarnaast bewaren in het formulierarchief en technische gegevens verwerken voor de beveiliging en werking van de dienst. Formspree gebruikt onder meer infrastructuur in de Verenigde Staten. Meer informatie vind je in het privacybeleid van Formspree.

6. AI-systemen en automatiseringen

Solexe is gespecialiseerd in AI-automatisering, procesoptimalisatie, AI-agents en de ontwikkeling van digitale oplossingen.

Bij de uitvoering van onze diensten kunnen wij gebruikmaken van externe softwareplatformen, cloudinfrastructuur en AI-dienstverleners.

Afhankelijk van de betreffende opdracht kunnen deze systemen gegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor onder meer:

• Het automatiseren van bedrijfsprocessen
• Het verwerken en structureren van documenten
• Het analyseren van zakelijke informatie
• Het ondersteunen van klantencommunicatie
• Het verwerken van aanvragen en administratieve gegevens
• Het ontwikkelen, testen en onderhouden van softwareoplossingen

Wanneer Solexe persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een klant, gebeurt dit binnen de grenzen van de gemaakte afspraken en de toepasselijke gegevensbeschermingsregels.

Wij streven naar gegevensminimalisatie en beperken het gebruik van persoonsgegevens binnen AI-systemen tot wat noodzakelijk is voor de betreffende toepassing.

Het gebruik van externe AI-diensten wordt beoordeeld op relevante privacy- en beveiligingsaspecten, waaronder de doeleinden van verwerking, bewaartermijnen, toegang door derden en eventuele internationale doorgiften.

Het gebruik van persoonsgegevens voor het trainen of verbeteren van AI-modellen door externe aanbieders is afhankelijk van de toepasselijke contractuele afspraken en wettelijke voorwaarden.

Voor klantprojecten kunnen afzonderlijke afspraken worden gemaakt over gegevensverwerking, vertrouwelijkheid, toegangsbeheer, bewaring en verwijdering van gegevens.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Solexe verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.

Om onze bedrijfsactiviteiten uit te voeren, kan het noodzakelijk zijn bepaalde persoonsgegevens te delen met zorgvuldig geselecteerde dienstverleners.

Dit kunnen onder meer de volgende categorieën zijn:

• Hosting- en cloudproviders
• E-mail- en communicatiediensten
• CRM- en administratieve softwareleveranciers
• Workflow- en automatiseringsplatformen
• AI- en API-dienstverleners
• Boekhoudkundige en administratieve dienstverleners
• Technische ondersteuningspartners

Wij delen uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor het betrokken doel.

Wanneer een dienstverlener als verwerker optreedt, maken wij de vereiste contractuele afspraken over de verwerking en bescherming van persoonsgegevens.

Gegevens kunnen daarnaast worden verstrekt aan bevoegde overheidsinstanties wanneer een wettelijke verplichting dit vereist.

8. Internationale gegevensdoorgifte

Sommige externe technologie- en cloudleveranciers kunnen persoonsgegevens verwerken of toegankelijk maken buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land buiten de EER, zorgen wij ervoor dat hiervoor een geldige doorgiftegrondslag bestaat overeenkomstig hoofdstuk V van de AVG.

Dit kan bijvoorbeeld gebeuren op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende waarborgen, zoals de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, aangevuld met bijkomende maatregelen wanneer noodzakelijk.

Je kunt via nick@solexe.be meer informatie aanvragen over de toepasselijke doorgiften en waarborgen.

9. Hoelang bewaren wij persoonsgegevens?

Solexe bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of gerechtvaardigd is.

Als uitgangspunt hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

Wanneer gegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden ze verwijderd of waar mogelijk geanonimiseerd.

Gegevens die noodzakelijk zijn om een eerder uitgeoefend bezwaar tegen marketing te respecteren, kunnen beperkt worden bewaard om te voorkomen dat iemand opnieuw wordt benaderd.

10. Cookies en vergelijkbare technologieën

De huidige website gebruikt vanuit Solexe geen analytische of marketingtrackers en slaat geen taalvoorkeur op in cookies of lokale opslag. Het lettertype en de afbeeldingen worden lokaal aangeboden. De hostingprovider kan technische beveiligingsmaatregelen toepassen. Voor verzending van het contactformulier gebruiken we Formspree, zoals beschreven in onderdeel 5.

Strikt noodzakelijke cookies

Deze cookies zijn nodig voor de technische werking, beveiliging of een uitdrukkelijk gevraagde functionaliteit van de website.

Voor strikt noodzakelijke cookies is geen voorafgaande toestemming vereist.

Analytische cookies

Wanneer wij analytische cookies gebruiken om websitebezoek en gebruikspatronen te meten, worden deze uitsluitend geplaatst of uitgelezen nadat de vereiste toestemming is verkregen.

Marketingcookies

Indien Solexe in de toekomst marketing- of trackingtechnologie gebruikt, worden dergelijke niet-noodzakelijke technologieën uitsluitend ingezet wanneer daarvoor de vereiste geldige toestemming bestaat.

Bezoekers kunnen toestemming voor niet-noodzakelijke cookies weigeren of intrekken zonder daardoor de gewone toegang tot de website te verliezen.

Waar cookies of vergelijkbare trackers worden gebruikt, verstrekken wij aanvullende informatie over hun naam, aanbieder, doel, bewaartermijn en eventuele doorgifte aan derden in onze cookie-informatie.

11. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Solexe neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging, onrechtmatige verwerking en openbaarmaking.

Afhankelijk van de betrokken systemen en risico's kunnen deze maatregelen onder meer bestaan uit beveiligde verbindingen, toegangsbeperking, sterke authenticatie, software-updates, beveiligingscontroles en afspraken met externe verwerkers.

Wij streven ernaar uitsluitend toegang tot persoonsgegevens te verlenen aan personen en systemen die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Hoewel wij passende beveiligingsmaatregelen toepassen, kan geen enkel digitaal systeem een absoluut veiligheidsniveau garanderen.

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens volgen wij de toepasselijke wettelijke meldings- en informatieverplichtingen.

12. Wat zijn jouw rechten?

Op grond van de AVG beschik je, afhankelijk van de concrete verwerking en de toepasselijke voorwaarden, over verschillende rechten.

Recht op inzage: je kunt informatie vragen over de persoonsgegevens die wij van je verwerken en, waar van toepassing, een kopie ontvangen.

Recht op rectificatie: je kunt vragen onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te verbeteren.

Recht op gegevenswissing: je kunt onder bepaalde voorwaarden verzoeken je persoonsgegevens te verwijderen.

Recht op beperking: je kunt in bepaalde situaties vragen de verwerking van je persoonsgegevens te beperken.

Recht op overdraagbaarheid: je kunt in de wettelijk voorziene gevallen vragen je persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of over te dragen.

Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die gebaseerd zijn op een gerechtvaardigd belang. Tegen verwerking voor directmarketingdoeleinden kun je steeds bezwaar maken.

Recht om toestemming in te trekken: wanneer een verwerking op toestemming berust, kun je deze toestemming op elk moment intrekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Rechten bij geautomatiseerde besluitvorming: in de gevallen voorzien door artikel 22 AVG heb je bescherming tegen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die rechtsgevolgen hebben of je op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

Om je rechten uit te oefenen, kun je contact opnemen via nick@solexe.be.

Wij behandelen verzoeken in principe binnen één maand na ontvangst. Wanneer een verzoek complex is of meerdere verzoeken worden ingediend, kan deze termijn onder de wettelijke voorwaarden met maximaal twee maanden worden verlengd.

Wanneer dit noodzakelijk is om je identiteit te verifiëren, kunnen wij aanvullende informatie vragen.

13. Geautomatiseerde besluitvorming

Solexe kan digitale automatiseringen en AI-technologie gebruiken ter ondersteuning van interne processen en zakelijke dienstverlening.

Binnen de eigen website- en contactprocessen worden geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten genomen die voor bezoekers rechtsgevolgen hebben of hen op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

Wanneer voor een specifieke dienst of klanttoepassing wel dergelijke besluitvorming wordt ingezet, moeten de toepasselijke informatieverplichtingen, rechtsgronden en waarborgen afzonderlijk worden beoordeeld en nageleefd.

14. Externe websites en diensten

Onze website kan links bevatten naar websites, platformen of diensten van derden.

Solexe is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid of de gegevensverwerking van externe websites waarover wij geen controle hebben.

Wij raden bezoekers aan om de privacyverklaring van deze externe aanbieders te raadplegen.

15. Klachten bij de toezichthoudende autoriteit

Wanneer je vragen of klachten hebt over de manier waarop Solexe persoonsgegevens verwerkt, verzoeken wij je om eerst rechtstreeks contact met ons op te nemen.

Daarnaast heb je het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Voor België is dit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België

Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
E-mail: contact@apd-gba.be
Telefoon: +32 (0)2 274 48 00

16. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Solexe kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, technische systemen, gegevensverwerkingen of toepasselijke wettelijke verplichtingen veranderen.

De meest recente versie wordt gepubliceerd op onze website en is herkenbaar aan de datum bovenaan deze verklaring.

Bij belangrijke wijzigingen zullen wij, wanneer wettelijk vereist, betrokkenen aanvullend informeren.

17. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring, wil je weten welke persoonsgegevens wij verwerken of wens je een van je privacyrechten uit te oefenen?

Neem dan contact op met:

Solexe – MANTELS Nick
Nachtegaalstraat 87
3540 Herk-de-Stad
België

E-mail: nick@solexe.be
Website: https://solexe.be
Ondernemingsnummer: 1044.512.331

Wij behandelen privacyvragen zorgvuldig en binnen de toepasselijke wettelijke termijnen.